스마트오피스 도입, 자율 복장제 등 통해 업무 효율성 높인다

보험업계가 ‘미래형 사무환경’ 도입에 박차를 가하고 있다. 유연한 조직문화 구축에 앞서 효율적인 업무 환경 조성을 통해 성과를 창출하겠다는 이유에서다.

25일 보험업계에 따르면 지난해 KB금융그룹의 계열사가 된 푸르덴셜생명은 최근 본사 전체를 스마트오피스로 재단장했다. 그간 부분적으로 자율좌석제를 운영한 사례는 있었지만 스마트오피스의 전격 도입은 푸르덴셜생명이 보험업계 최초다.

스마트오피스는 푸르덴셜타워 18층에서 22층까지 총 5개 층 약 1400평 규모로 조성됐다. 기존 전형적인 사무실 공간에서 미래 지향적인 업무 공간으로 탈바꿈한 것이 가장 큰 특징이다.

직원들은 사무실 입구에 설치된 키오스크를 통해 고정 좌석이 아닌 원하는 자리를 선택해 업무를 볼 수 있다. 임원 역시 임원실을 선택해 사용할 수 있으며 사용되지 않는 임원실은 직원들의 회의 공간으로 개방한다.

아울러 △폰부스 △협업공간 △프라이빗존 등을 마련한 것은 물론 층별로 △업무 △회의 △휴식 △고객접견 등의 공간을 분리해 공간 효율성을 높였다.

이처럼 사무실을 개방적인 업무 공간으로 만들어 임직원들이 아이디어를 자연스럽게 주고받고 부서간의 소통과 협업도 보다 수월하게 이뤄질 수 있도록 한 것이 특징이다.

시간과 장소에 구애받지 않고 언제 어디서나 다양한 디바이스로 회의실을 예약할 수 있도록 회의실 예약시스템도 새롭게 도입했다.

이와 함께 클라우드 PC 업무를 위한 ‘제로 클라이언트’와 스마트폰에서 내선전화를 함께 쓸 수 있는 ‘FMC’ 등 다양한 IT솔루션을 접목해 업무의 편의성을 높였다.

스마트오피스의 도입과 임직원의 상시 재택근무 가능 업무 환경 구축은 ESG(환경, 사회, 지배구조) 경영에도 크게 도움이 될 전망이다. 푸르덴셜생명 측은 페이퍼리스 업무환경 구축, 전기 사용료 절감, 사무실 비용 절감 등의 효과가 나타날 것으로 기대하고 있다.

푸르덴셜생명 관계자는 “VDI(데스크톱 가상화)시스템 정착에 이어 스마트오피스 도입으로 안정적이면서도 탄력적인 근무 환경을 유지하게 됐다”며 “유연한 근무 형태와 업무환경의 변화 등 일하는 방식의 혁신을 통해 시대의 변화에 빠르게 대응하는 조직문화를 만들겠다”고 말했다.

오는 7월 통합 작업을 앞두고 있는 신한생명과 오렌지라이프 역시 사무환경 혁신을 통해 직원들의 업무 효율성을 높인다는 구상이다.

이들은 통합 사옥인 신한L타워를 구성원간 자유로운 소통을 위한 공간 마련에 중점을 두고 개선했다. 아울러 부서장 개별공간을 오픈하고 직급에 관계없이 수평적인 환경을 구축했다.

또 그룹별 특성을 감안해 사무환경 테마를 다양하게 구성했다. 테마는 △액티비티(Activity, 활동)형 △카페(Cafe)형 △헬스 카페(Health Care)형 △시네마(Cinema, 극장)형 △캠핑(Camping)형 △라이브러리(Library, 도서관)형 △트래블(Travel, 여행)형 △가든(Garden, 정원)형 등 총 8가지로 일하는 방식에 맞는 최적의 사무환경에서 근무할 수 있다.

아울러 자율과 책임을 통해 경직된 사고의 틀에서 벗어나 창의적이고 유연한 기업문화를 조성하기 위한 차원에서 전일 자율 복장제도 도입했다.

업계 관계자는 “보험업계가 변화한 환경에 맞는 혁신적인 조직문화 구축을 위해 사무 환경의 변화를 진행하고 있다”며 “직원들의 업무 효율성과 창의성을 높이기 위한 차원”이라고 설명했다.

[CEO스코어데일리 / 유수정 기자 / crystal@ceoscore.co.kr]